Multidimenzionální účetnictví
Objevte skryté dimenze účetnictví a využijte vaše účetnictví naplno.
Radek Jonáš
V současné době je již ve většině případů účetnictví zpracováváno prostřednictvím počítačů, proto je možné účetní data využívat i novými a neotřelými způsoby, které by dříve byly nemožné z důvodu velké pracnosti.
Podvojné účetnictví je celým svým konceptem i kontrolními vazbami téměř dokonalý systém zobrazující ekonomické skutečnosti, a tak není pro účely ekonomického řízení a zobrazení informací zcela nutné vytvářet další specifické informační systémy, ale je možné využít informace právě z podvojného účetnictví. Výpočetní technika nám umožňuje zpracování stále větších a větších objemů dat, proto není složité zpřesňovat informační a řídicí systém přidáním dalších analytických účtů nebo účtováním jednotlivých položek a operací místo sumárních záznamů.
Počítače nám rovněž umožňují připravit a zpracovat účetní data tak, abychom z nich snadno získali všechny potřebné informace pro řízení například ve formě podrobné či sumární manažerské výsledovky nebo výkazu o peněžních tocích.
Jednou z možností nového zpracování účetních dat je koncept multidimenzionálního účetnictví. Postup práce týkající se přípravy a zpracování dat tak, aby bylo možné z klasického účetnictví získat další potřebné informace, je relativně snadný a proto jej na jednoduchém příkladu shrne následující text.
Připravme si data, ...
Klasický účetní zápis, který v minimální podobě obsahuje datum, číslo dokladu, částku a účty MD a DAL, musí být v rámci multidimenzionálního účetnictví přetransformován tak, že bude rozdělen do dvou řádků. Pro každý účet (MD nebo DAL) bude vytvořen jeden řádek.
Podle toho, zdali je účet uveden na straně MD nebo na straně DAL, bude částka vynásobena příslušným koeficientem, např. číslem 1, v případě strany MD, nebo -1 v případě strany DAL.
Víme, že aktivní účty mají svůj kladný zůstatek na straně MD, tj. přírůstky účtované na stranu MD budou kladné a úbytky účtované na stranu DAL, budou záporné. U pasiv je tomu obráceně, proto přírůstky na straně DAL, budou záporné, stejně jako zůstatek účtu.
Výjimku z tohoto základního pravidla transformace tvoří kvůli přehlednosti výsledkové účty. Částka týkající se nákladového účtu na straně MD tak bude prostřednictvím koeficientu změněna tak, aby byla uvedena záporně a případné účtování nákladového účtu na stranu DAL bude zobrazeno kladnou částkou. U výnosových účtů tomu bude naopak. Částky výnosových účtů na straně DAL budou uvedeny kladně a na straně MD záporně.
Tento zdánlivě složitý popis velmi dobře objasní následující příklad, který uvádí transformaci účetních zápisů dat z účetního deníku.
Tabulka 1 - Účetní záznamy z účetního deníku
| Datum | Číslo | Částka | MD | DAL |
|---|---|---|---|---|
| 4. 5. 2011 | 11256987 | 100,00 Kč | 111 | 321 |
| 8. 5. 2011 | 11369542 | 200,00 Kč | 311 | 602 |
Dva účetní záznamy budou přetransformovány do čtyř řádků tak, že každý účet bude umístěn na samostatném řádku. Účet 111 je uveden na straně MD a nejedná se o účet výsledkový, proto bude částka uvedena kladně. Účet 321 se nachází na straně DAL a není výsledkový, proto bude částka uvedena záporně. Účet 311 je na straně MD a není výsledkový, proto bude částka uvedena kladně. Účet 602 je na straně DAL, ale je výsledkový, proto nebude částka uvedena záporně, ale kladně.
Tabulka 2 - Přetransformované účetní záznamy
| Datum | Číslo | Částka | Účet | Strana |
|---|---|---|---|---|
| 4. 5. 2011 | 11256987 | 100,00 Kč | 111 | MD |
| 4. 5. 2011 | 11256987 | -100,00 Kč | 321 | DAL |
| 8. 5. 2011 | 11369542 | 200,00 Kč | 311 | MD |
| 8. 5. 2011 | 11369542 | 200,00 Kč | 602 | DAL |
Poté, co jsou účetní data uspořádána do nové podoby, což znamená, že je každý účetní zápis rozdělen na dva a že data obsahují dvojnásobný počet řádků, než byl původní počet řádků účetních zápisů, můžeme s nimi začít pracovat novým způsobem.
... podívejme se na výsledek ...
Takto transformovaná data lze snadno seskupovat do různých kategorií tak, abychom získali požadovanou informaci. Lze například snadno určit, jak budou k příslušným řádkům požadovaných reportů přiřazeny jednotlivé analytické účty. Ke každému číslu účtu tak lze snadno navázat libovolný počet výkazů.
Obrázek 1 - Možné napojení výkazů na účetní data
Výkaz může mít libovolně složitou strukturu a jeho napojením přes číslo účtu na transformovaná data vznikne kompletní záznam, který lze použít pro analýzu dat a tvorbu reportů.
Následující tabulka uvádí příklad kompletního záznamu pro standardní výkaz zisků a ztrát.
Tabulka 3 - Účetní záznamy rozšířené o další údaje
| Datum | Číslo | Částka | Účet | Strana | Výkaz 1 | Úroveň 1 | Úroveň 2 | Úroveň 3 | Úroveň 4 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4. 8. 2011 | 11369541 | 100,00 Kč | 604001 | DAL | Výkaz zisků a ztrát | Provozní výsledek hospodař. | Přidaná hodnota | Obchodní marže | Tržby za prodané zboží |
Vhodným seskupením transformovaných dat doplněných o další informace tak lze vytvořit jakýkoli požadovaný výkaz a to v libovolném detailu. Reporty mohou být uspořádány tak, aby byly maximálně srozumitelné i manažerům bez znalosti účetnictví. Toho lze docílit mimo jiné návodným pojmenováním skupin dat.
Výkazy je možné vytvořit například prostřednictvím kontingenčních tabulek v aplikaci Microsoft Excel. Příklad výstupu uvádí následující obrázek.
Obrázek 2 - Výkaz zisků a ztrát
... a rozšiřme je o potřebné informace
Protože údaje v účetním deníku pravděpodobně obsahují i další hodnoty než jsou jen základní údaje uvedené výše, lze pracovat s dalšími informacemi jako je například středisko, zakázka, nákladový nositel, produkt, projekt, oddělení, měna, firma nebo agenda vzniku zápisu.
Obrázek 3 - Manažerská výsledovka
Navíc lze pouhou změnou logiky používaných koeficientů připravit data tak, aby splnila požadavky na výkazy s jinak koncipovaným informačním výstupem. Například lze takto snadno připravit výkaz Cash Flow. Stále se jedná o tatáž účetní data, jen úhel pohledu se mění. Právě v tom spočívá kouzlo multidimenzionálního účetnictví.
Různé pohledy na účetní data, která jsou pokaždé uspořádána jinak prostřednictvím jednotlivých dimenzí, umožní manažerům získat další důležité informace tolik potřebné pro každodenní rozhodování.
Obrázek 4 - Tržby za vlastní výrobky v měsíci březnu za více let
Praktická použitelnost multidimenzionálního účetnictví již byla ověřena v produktu JAZZ TWISTER a v současnosti hlavní myšlenky multidimenzionálního účetnictví využívá například POHODA BI.
Vyzkoušejte si multidimenzionální účetnictví hned teď
Z této jednoduché ukázky postupu tvorby reportů z účetních dat vyplývají široké možnosti, které multidimenzionální účetnictví přináší. Přitom je zřejmé, že příprava účetních dat obnáší relativně snadné zpracování a jejich transformaci do požadované podoby.
V případě malého množství dat, která se často nemění, uvedenou transformaci a rozšíření o potřebné údaje zvládne s pomocí výše uvedeného postupu trochu znalejší uživatel v aplikaci Microsoft Excel. V ostatních případech je vhodné využít IT pracovníky a nástroje business inteligence.
Ing. Radek Jonáš
Autor je CFO ve společnosti STORMWARE s.r.o. a zároveň provozuje svoji podnikatelskou praxi v rámci www.strateg.cz
Článek vyšel v čísle 12/2011 časopisu Finanční řízení & controlling v praxi nakladatelství Wolters Kluwer ČR, a.s. a také jako součást Legislativního servisu pro zákazníky společnosti STORMWARE s.r.o.
Zpět na seznam článků.
Máte zájem o naše služby? Potřebujete nám něco sdělit nebo máte nějaký dotaz? Rádi Vám odpovíme. Využijte, prosím, náš kontaktní formulář.